Al administrar una comunidad, el trabajo financiero y de contabilidad siempre estará presente. Cuando una comunidad no registra ninguna actividad económica que sea “susceptible de generar impuestos”, el SII (Servicio de Impuestos Internos), la remueve de la obligación de iniciar actividades en dicha entidad. Sin embargo, a pesar de que no es necesario declarar ingresos ni impuestos, también es necesario llevar una contabilidad que cubra el flujo de ingresos y gastos. Contabilidad Condominio
Esta es una de las responsabilidades del administrador o de la empresa de administración contrada. El cual ayudará a dictar y descubrir errores y aumentar la transparencia para el comité y la comunidad. De conformidad con el artículo 18 de la nueva Ley de Copropiedad Inmobiliaria N° 21.442, en este tipo de comunidad se requiere un administrador.
¿Qué tipo de contabilidad en condominio se debe llevar?
Como la comunidad no insiste en el inicio de actividades en el SII, existe la opción de llevar la contabilidad más liviana. Hay dos formas de llevarla: completa y simplificada. En el Diccionario Básico Tributario Contable encontramos estas dos definiciones.
Contabilidad completa: Es aquella que comprende los libros Caja, Diario, Mayor e Inventarios y Balances, independiente de los libros auxiliares que exija la ley. Tales como Libro de Ventas Diarias, de Remuneraciones, de Impuestos Retenidos, etc.
Contabilidad simplificada: Es un tipo de contabilidad que podrá autorizar la Dirección Regional del SII y que puede consistir en llevar un libro de entradas y gastos timbrado. O, bien una planilla de entradas y gastos, sin que estén relacionados con los libros auxiliares que exijan otras leyes o el Director Regional.
Si realiza este tipo de contabilidad simplificada, puede omitir actividades como llevar libros de contabilidad, preparar balances e inventarios y depreciar activos.
Las comunidades pueden trabajar con ambos tipos de contabilidad. Sin embargo, para evitar percances contables, debe utilizar la contabilidad completa.
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¿Las comunidades de edificios y condominios deben llevar libros de Contabilidad y Auxiliares?
Sí, las comunidades de edificios y condominios deben llevar Libros de Contabilidad y Auxiliares cuando obtengan ingresos afectos a algún tipo de impuesto o paguen rentas que están obligados a retener.
Puede obtener mayor información relativa a este tema en el sitio Web del SII, menú Ayuda, opción Aprenda Sobre…, Contribuyentes, Actividades Sujetas a Regímenes Especiales y Franquicias, Organizaciones sin fines de lucro.
¿Quién es responsable de llevar la contabilidad en un condominio?
De acuerdo a lo que establece la ley de copropiedad inmobiliaria 21.442 será funciones del administrador recaudar los montos correspondientes a las obligaciones económicas y emitir certificados en lo relativo al estado de deudas de las unidades. Asimismo, de llevar la contabilidad del condominio conforme a las normas que establezca el reglamento de la ley. Y, de informar al comité de administración las gestiones realizadas para el cobro de dichas obligaciones respecto de los propietarios, arrendatarios u ocupantes morosos.
Así como también, puede contratar una empresa que se encargue de la administración del edificio. Las empresas de administración de edificios y condominios son también las encargadas de llevar la contabilidad de condominios o residencias. Esto es favorable, ya que, hace que las cuentas por pagar sean justas y queden bien explicadas. (contabilidad condominio)
Es muy importante tener en cuenta que, la contabilidad en condominio es un trabajo que requiere mucha responsabilidad, transparencia y precisión. Por estas razones, es útil contratar personal calificado.
¿Qué comprende la contabilidad de un condominio?
La contabilidad de gastos, conforme a Ley 21.442 y otros procedimientos contables, orientada especialmente a la Administración de Edificios y Condominios contempla:
- Libro banco mensual.
- Gastos comunes mensuales.
- Informes ingresos y egresos del mes.
- Informe económico mensual (Estado de Fondos Comunidad, cuenta corriente, resumen de ingresos y egresos período, balance).
- Informes económicos anuales con análisis de cuentas.
¿El administrador que lleve la contabilidad del edificio que cuentas debe rendir?
Todo administrador o subadministrador de un condominio debe regirse por la ley de copropiedad inmobiliaria y las normativas para poder ejercer su función. De acuerdo a lo que establece el art. 21 de la Ley de Copropiedad Inmobiliaria 21.442 el administrador estará obligado a rendir cuenta documentada y pormenorizada de su gestión. Esto debe ser ante el comité de administración en forma mensual y ante la asamblea de copropietarios en cada sesión ordinaria y al término de su administración. (contabilidad condominio)
El administrador deberá consignar, en cada cuenta que rinda, el detalle de los ingresos y gastos, incluida las remuneraciones y pagos relativos a seguridad social del personal contratado. Así como el saldo de caja, entregando una copia informada por el banco de todas las cuentas bancarias, cartolas de estas cuentas y respaldo de pago de los seguros contratados.
Para estos efectos, la documentación correspondiente deberá estar a disposición de los copropietarios y arrendatarios del condominio. Y, debe ser proporcionada con, al menos, veinticuatro horas de antelación respecto de las sesiones ordinarias de la asamblea de copropietarios. O, de las reuniones del comité de administración en que deba rendirse la cuenta mensual. contabilidad condominio
Asesoría Legal
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